Jahreswechsel-Check für Ihre Praxis: Diese 9 Verwaltungsaufgaben sollten Sie jetzt erledigen

Warum ist der Jahreswechsel-Check so wichtig?

• Ordnung schaffen: Mit einem gut organisierten Betrieb können Sie besser auf Unvorhergesehenes reagieren. Zudem schätzen Ihre Patientinnen und Patienten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine gute Organisation und fühlen sich gut aufgehoben.
• Fehler vermeiden: Durch eine gründliche Überprüfung können Sie Fehler vermeiden, die zu finanziellen Nachteilen oder unnötigen Mehraufwänden führen können. Vor allem bei alltäglichen Aufgaben und Prozessen schleichen sich schnell Fehler ein.
• Planung für das neue Jahr: Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem vergangenen Jahr helfen Ihnen bei der Planung Ihrer Praxis für das kommende Jahr und verschaffen einen Überblick über das Optimierungs- und Investitionspotenzial.

Welche Aufgaben stehen am Jahresende an?

1. Rechnungen prüfen und versenden:

• offene Rechnungen überprüfen sowie an Patientinnen und Patienten versenden.
• Mahnwesen überprüfen und ggf. Mahnungen versenden.
• unter Umständen Inkassoverfahren einleiten.
• Zahlungseingänge prüfen und kontieren.

Tipp: Ein Abrechnungszentrum übernimmt nicht nur die Abrechnung mit den gesetzlichen Kostenträgern, sondern kann für Sie auch alle Privat- und Selbstzahlerleistungen abrechnen – inklusive Mahn- und Inkassoverfahren.

2. Inventur:

• Verbrauchsmaterial (Verbände, Tapes etc.) zählen und dokumentieren. Achten Sie auch auf Haltbarkeiten.
• Geräte überprüfen und ggf. Wartungen planen.
• Lagerbestände anpassen.

3. Abrechnung mit Krankenkassen:

• Rechnungen prüfen und absenden.
• Absetzungen prüfen und Widerspruch einreichen.
• Abrechnungsstatistiken erstellen.

Tipp: Ein Abrechnungszentrum übernimmt für Sie den gesamten Prozess der Abrechnung – von der Einreichung bis hin zur Koordination von Absetzungen. Sie lehnen Sich zurück und erhalten das Geld, das Sie verdient haben.

4.Steuerunterlagen vorbereiten für den Jahresabschluss:

• Die Frist für den Jahresabschluss endet am 31.12.2024!
• Belege sortieren und ordnen.
• Ausgaben und Einnahmen zusammenfassen.
• Kontakt zu Ihrer Steuerberaterin bzw. Ihrem Steuerberater aufnehmen.

Tipp: Umsatzsteuer – die meisten Therapieformen sind von der Umsatzsteuer befreit, das gilt jedoch nicht für Massagen und den Verkauf von Produkten, zum Beispiel Therapiehilfsmitteln wie Bällen und TheraBändern oder Kosmetika wie Massageölen und Salben. Diese müssen versteuert werden. Preislisten für solche Posten und Behandlungen, wie sie oft in Logopädie-, Physiotherapie-, Podologie- oder Ergotherapiepraxen vorkommen, können Sie in einer Praxissoftware hinterlegen und dort automatisch Rechnungen erstellen.

5. Budget für das kommende Jahr planen:

• Wie viel Gewinn hat Ihre Praxis dieses Jahr erwirtschaftet?
• Wo wurde sinnvoll investiert?
• Welche Investitionen stehen im kommenden Jahr an?
• Besprechen Sie sich mit Ihrer Steuerberaterkanzlei: Welche Investitionen lohnen sich noch dieses Jahr, um z. B. Steuerfreibeträge oder Fördermittel auszuschöpfen?

Tipp: Einen Überblick über die finanzielle Lage Ihrer Praxis (welche Rezeptwerte haben Sie aktuell in Bearbeitung, wie hoch sind die Auszahlungen in einem Zeitraum gewesen, welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt usw.) verschafft Ihnen eine Praxisverwaltungssoftware wie NOVENTI Ora und ein Abrechnungszentrum, in dem Sie stets Zugriff auf alle Ihre Rezepte und Verordnungen haben – inkl. Bild. Auch Mitarbeiterstatistiken helfen bei der Planung für das kommende Jahr.

6. Datensicherung und Datenschutz:

• alle wichtigen Daten (Patientenakten, Rechnungen etc.) sichern.
• Datensicherungssystem überprüfen.
• Datenschutz auf Aktualität prüfen.

Tipp: Bei der Nutzung einer cloudbasierten Praxisverwaltungssoftware ist das System automatisch immer auf dem neuesten Stand der Datenschutzvorgaben und -gesetze. Sie müssen sich nicht um das Überspielen von Updates kümmern.

7. Personalangelegenheiten:

• Urlaubsplanung für das kommende Jahr.
• Fortbildungen planen.
• Mitarbeitergespräche führen.

Tipp: Am 13.09.2022 machte das Bundesarbeitsgericht es offiziell – die Arbeitszeiterfassung ist ab sofort Pflicht. Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Betriebe ab zehn Mitarbeitenden. Auch wenn für Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden nach wie vor die Arbeitszeiterfassung über handgeschriebene Stundenzettel oder Programme wie Excel erlaubt ist, bedeutet dies einen erheblichen administrativen Aufwand. Wir haben NOVENTI Flex für Sie entwickelt, um Ihre Arbeitszeiterfassung mühelos und flexibel zu gestalten.

8. Praxisorganisation:

• Termine für das neue Jahr planen.
• Behandlungspläne aktualisieren.
• Räumlichkeiten reinigen und überprüfen.

Tipp: Einen schnellen Überblick über freie Slots erhalten Sie in einer gut strukturierten Praxisverwaltungssoftware inkl. Terminerinnerung an Ihre Patientinnen und Patienten bequem und automatisch per SMS und/oder E-Mail.

9. Marketing und Öffentlichkeitsarbeit:

• Website aktualisieren.
• Ansage auf dem Anrufbeantworter prüfen und aktualisieren.
• Social-Media-Kanäle pflegen.
• Flyer und Broschüren überprüfen und anpassen.

 

 

Tipps für eine effiziente Jahresendabrechnung:

• Planung ist alles – erstellen Sie einen Zeitplan, um alle Aufgaben zu erledigen.
• Delegieren – übertragen Sie Aufgaben, die andere Mitarbeitende übernehmen können.
• Digitalisierung – nutzen Sie Software, um Prozesse zu automatisieren und digitalisieren.
• Pausen machen – nehmen Sie sich regelmäßig Pausen, um konzentriert zu bleiben.

Fazit

Das Jahresende ist eine arbeitsreiche Zeit für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten. Mit einer guten Planung und Organisation können Sie jedoch alle Aufgaben stressfrei erledigen und sich auf ein erfolgreiches neues Jahr freuen.

Sie wollen die Zeit zwischen den Jahren künftig dazu nutzen, um sich zu erholen und Zeit mit Ihren Lieben zu verbringen? Kontaktieren Sie uns! Als erfahrener Partner im Bereich Abrechnung und Digitalisierung begleiten wir Sie gern. Der kommende Jahreswechsel wird dann entspannter – versprochen!

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